Agile samenwerken schreeuwt om vereenvoudiging van processen

Organisaties die (sterk) groeien lopen er allemaal een keer tegenaan; het moment dat de directie of managementleden het gevoel hebben dat efficiënt werken lang niet meer zo efficiënt is. Collega’s worden beheerst door processen, systemen en onduidelijkheden. Er is dan, in de loop van de jaren, teveel aan elkaar geknoopt wat geen overzichtelijk geheel meer vormt. Dat kan gevaarlijk zijn, want…

Het meebewegen met klanten wordt uitdagend

Aanpassingsvermogen is wat tegenwoordig cruciaal is, zeker door corona werd dat nog eens extra benadrukt. Het wordt ook wel ‘wendbaar of agile zijn’ genoemd. Steeds sneller moet je kunnen reageren op veranderingen in de markt, plotseling wijzigende klantbehoeften of onvoorziene omstandigheden. Als er geen grip en controle is op het juiste moment dan wordt meebewegen met je klanten een steeds grotere uitdaging. Stel jezelf bijvoorbeeld eens de vraag hoe lang je naar bepaalde klantinformatie op zoek bent geweest en of je op tijd kreeg wat je had willen hebben.

De digitale veiligheid komt in het gedrang

Eigenlijk hoeven we het niemand uit te leggen; hoe meer digitale kopieën gemaakt worden, bijvoorbeeld via e-mail, hoe groter de kans dat belangrijke bedrijfsdata kwijt kan raken. Toch gebeurt het nog dagelijks. Vereenvoudiging van processen betekent dat je samen erover gaat nadenken waar en hoe data opgeslagen hoort te worden en vooral ook afspraken over maakt. Vaak blijkt dat er sprake is van dubbele invoer (en doorvoer) op verschillende plekken. Het toenemende aantal cyberaanvallen vraagt om weer eens ouderwets terug te gaan naar de bron; wat is nu echt nodig voor een succesvolle en veilige bedrijfsvoering?

Complexiteiten en compliancy gaan slecht samen

Hoe meer systemen en processen, hoe groter de kans op onvolkomenheden. Daarmee bedoelen we dat de klantendata van een CRM-systeem iets anders zou kunnen zeggen dat een administratief systeem. Dit is slechts een voorbeeld, maar wel een die in de praktijk voorkomt. Waar het om gaat is dat vereenvoudiging er ook voor zorgt dat je zeker weet wat de juiste informatie is die je aan jouw auditor meegeeft.

De manier van (samen)werken is veranderd

Nog een mogelijk gevaar van teveel complexiteiten is dat processen en systemen ineens niet voor de volle honderd procent ook toegankelijk zijn vanaf de thuiswerkplek. Het mobiele werken, onder andere met apps en smartphone, gebeurt veelal buiten het netwerk van de organisatie. Zijn CRM-systemen, voorraadsystemen, boekhoudingspakketten en marketinginformatie voldoende ‘altijd en overal’ beschikbaar? Organisaties die wendbaar willen zijn beseffen zich wellicht dat er nieuwe processen voor nodig zijn.

Er is overigens nog een reden om de huidige, vaak complexe processen samen onder de loep te nemen; organisaties die op een eenvoudige en moderne manier hun data beschikbaar stellen aan klanten en medewerkers zijn uiterst aantrekkelijk voor een nieuwe generatie die steeds harder schreeuwt om nog meer mobiliteit…

Zin in versimpeling?

Als er onnodige werkdruk, onduidelijkheden of onveilige situaties ervaren worden, dan is het tijd om dat weg te nemen. Neem hier contact met ons op om eens te onderzoeken hoe wendbaar jouw organisatie is.