Microsoft Excel als CRM-systeem?! Beter van niet…

Door Dynamic Hands op

Waar hou jij je verkoopleads in bij? Wie deze vraag stelt, krijgt vaak als antwoord: Microsoft Excel. De elektronische spreadsheet, die in eerste instantie vooral door administratieve afdelingen gebruikt werd, om formules mee te maken en te calculeren, is bij veel bedrijven gebombardeerd tot ‘het forecast-lijstje van verkoop- en marketingafdelingen’. Voor een startend, nog klein bedrijf werkt Excel wellicht. Zoveel overzicht heb je nog niet nodig. Maar als je groter wordt, dan kleven er behoorlijk wat nadelen aan Excel, zoals:

Onduidelijke salesgesprekken door eigen interpretaties van accountmanagers

Als je als salesmanager grip en controle wilt houden op de prestaties van je verkoopteam, dan is het raadzaam om op een uniforme manier te rapporteren. Maar vaak worden er aan managers allerlei verschillende Excel-lijstjes met andere indelingen aangeboden. De kans bestaat ook, dat er bewust of onbewust kolommen of rijen verwijderd worden. “Dat is toch niet belangrijk”…of…”dat kan hij beter maar niet zien.”

Versiebeheer problemen door emailverkeer

Commerciële medewerkers zijn vaak onderweg en hun verkoopkansen veranderen dagelijks. De manier waarop gerapporteerd wordt, is daarom vaak per email. Een nieuw Excel bestand wordt eind van de dag bijgewerkt en verzonden. Tenminste als je mazzel hebt. Verkopers houden, over het algemeen, niet van tijdrovend administratief gedoe, wel van verkopen. Daardoor bestaat de kans, dat je als salesmanager naar een verouderde versie kijkt. De actuele status? Daar moet je naar gissen….

Excel is geen kampioen als het om integratie gaat

Het is natuurlijk mooi als je in een Excel kolom ziet staan, dat het scoringspercentage op een grote uitstaande offerte boven de 80% is. Veel beter is het echter dat je direct deze offerte erbij kunt pakken, of kunt inzien wat het laatste gesprek van de accountmanager bij deze klant geweest is. Managers die Excel als ‘CRM systeem’ gebruiken, zullen ervaren, dat de voor alle overige klantinformatie vaak te raden moeten gaan bij de accountmanager. Alleen zit hij/zij net in een klantgesprek, terwijl jij door de klant gebeld wordt. En nu?

Excel synchroniseert bovendien ook niet met Outlook en voor het automatisch toevoegen van meerdere personen, die de spreadsheet moeten inzien, zijn andere applicaties nodig. Dus wordt bijvoorbeeld Teams gebruikt om langdurig te vergaderen, over iets wat er gewoon zou moeten zijn: inzicht in alle actuele klantgegevens, gestandaardiseerd op één centrale en veilige plek.

De kans op miscommunicatie en fouten

Een accountmanager, of een andere collega, die wel beschikt over basisvaardigheden van Excel kan natuurlijk altijd nog ‘een foutje’ maken met een formule, wat grote gevolgen heeft. Bijvoorbeeld een verkeerde berekening of voorspelling van de te verwachten omzet. Omdat het invoeren van data, maar ook indelingen van tabellen en kolommen handmatig gebeurt, is er een grote kans op fouten. “Sorry, deze kolom had klanten tot 500 medewerkers moeten vertegenwoordigen, maar ik heb er per ongeluk 50 van gemaakt, een nulletje vergeten…”

Waarom wordt Excel dan toch gebruikt?

Zelf denken we, dat daar twee belangrijke redenen voor zijn. Allereerst wordt het standaard met Microsoft Office 365 meegeleverd. Het is er gewoon en als kind worden we al aangeleerd om in rijen en kolommen te denken. Ten tweede wordt vaak gedacht dat alternatieven, namelijk volwaardige CRM-systemen, duur zijn (onterecht overigens).

Een echt CRM-systeem? Beter van wel!

Ook kleinere bedrijven moeten volledig inzicht hebben in het klant- en verkoopproces, namelijk met actuele en gecentraliseerde klantdata. Daarvoor hebben we HandsOn CRM ontwikkelt. Over de prijzen zijn we duidelijk en transparant, klik maar hier.

Wedden dat je de beperkte investering zo hebt terugverdiend, omdat je veel efficiënter het salesproces ermee inricht en focus houdt? We gaan er graag met je over in gesprek en ook over een voor jou werkbare inrichting. Maatwerk noemen we dat.

Tot sales!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *